イベント制作会社に「いい提案」をもらえるかどうかは、実は提案依頼の段階でほぼ決まっています。「社員総会をお願いしたい。いい感じの提案をください」——この依頼で出てくるのは、各社バラバラの前提で作られた、比較不能な提案書の山です。制作会社は超能力者ではありません。渡した情報の質が、返ってくる提案の質の上限になります。
AiWiLLは累計112件のイベント・ウェビナー企画を支援する中で、発注側としても提案側としても数多くのRFP（提案依頼書）を見てきました。本記事では、イベント制作のRFPに書くべき10項目を、そのまま埋めて使えるテンプレートとして公開します。あわせて、提案を比較する評価軸、RFPでやりがちなNG、依頼から発注までの標準スケジュールも整理します。A4で2〜3枚のRFPが、見積もりの精度と提案の質を一変させます。
まず結論：RFPは10項目・A4で2〜3枚で足りる
| # | 項目 | 書くこと |
|---|---|---|
| 1 | イベントの目的 | 開催後に何が残れば成功か（士気向上・商談・採用・周年の節目）を一文で。最重要項目 |
| 2 | 背景 | なぜ今やるのか。前回開催の課題・社内の状況 |
| 3 | 参加者 | 人数・属性（社員/顧客/来賓）・地方拠点やオンライン参加の有無 |
| 4 | 日程・会場 | 希望日（複数候補）・会場の確保状況（確保済み/未定・提案希望） |
| 5 | 依頼範囲 | 企画/制作物/会場手配/運営/配信/撮影/事務局のどこまでを任せたいか |
| 6 | 予算 | 上限または想定レンジ。「言うと足元を見られる」は誤解（後述） |
| 7 | 必須要件・NG | 絶対に入れたい要素、避けたいこと（例：長い来賓挨拶、特定の演出） |
| 8 | 提案してほしいこと | 企画コンセプト・概算・体制・スケジュール…何を比較したいか |
| 9 | 選定プロセス | 提案期限・プレゼン日・決定日・選定基準 |
| 10 | 窓口・条件 | 担当者、質問の受付方法、契約・支払条件の前提 |
分厚い仕様書は不要です。むしろ1（目的）と6（予算）が書いてあるRFPは、それだけで上位2割に入ります。各項目の書き方を以下で解説します。
項目1「目的」の書き方｜「盛り上げたい」は目的ではない
| 記入例 | 提案がどう変わるか | |
|---|---|---|
| 悪い例 | 社員が楽しめる総会にしたい | 演出のアイデア集が届く。比較も判断もできない |
| 良い例 | 中途入社が5割を超えたため、全社員が会社の方向性を「自分の言葉で語れる」状態を作りたい。懇親より理解浸透を優先 | コンテンツ設計（経営メッセージの見せ方・参加型企画）を軸にした提案が届き、各社の企画力を比較できる |
目的は「開催後の状態」で書きます。ここが書ければ、制作会社は演出ではなく設計を提案してきます。提案の質の差が最も出るのがこの項目です。
項目6「予算」を書くべき理由｜隠すと全員が損をする
「予算を伝えると、その上限いっぱいの見積もりが来る」という心配から、予算欄を空白にする会社が多くあります。しかし実務では逆の損が起きます。予算不明のRFPには、各社が「外さないように」中庸な規模感で提案するため、500万円で考えていたのに200万円規模の提案が並ぶ（またはその逆の）ミスマッチが起き、提案も選定も一巡無駄になります。
推奨は「上限◯◯円（税別・配信込み）。配分の提案を求む」という書き方です。同じ上限でどこに厚みを置くか（演出か、映像か、運営体制か）こそ、各社の思想が出る比較ポイントになります。なお、見積もり項目の読み方は見積もりの読み方の基本が応用できます。
提案の評価軸｜「企画の派手さ」で選ばない
| 評価軸 | 見るポイント | 配点目安 |
|---|---|---|
| ① 目的の理解度 | RFPの「目的」に提案が正面から答えているか。演出案の羅列になっていないか | 30% |
| ② 実現性 | 体制図・スケジュール・類似実績。当日のトラブル対応の考え方 | 25% |
| ③ 見積もりの透明性 | 項目の粒度。含む/含まないの明記。追加費用の条件 | 20% |
| ④ 企画の質 | 参加者目線の発想か。自社らしさが反映されているか | 15% |
| ⑤ 担当者との相性 | 質問への応答速度と的確さ。プレゼンに来た人が実際の担当か | 10% |
④（企画の派手さ）を最初に見たくなりますが、配点は控えめに。本番まで数ヶ月伴走する相手として信頼できるか（①②③⑤）の方が、当日の成功への寄与は大きいのが実態です。制作会社選びの観点は制作会社の比較7項目もあわせて使えます。
依頼から発注までの標準スケジュール
| 時期（開催から逆算） | やること |
|---|---|
| 4〜5ヶ月前 | RFP作成、依頼先の候補選定（2〜4社） |
| 4ヶ月前 | RFP送付。質問期間を1週間設ける（質問の質で各社の力が見える） |
| 3.5ヶ月前 | 提案・見積もり受領、プレゼン（各社60分） |
| 3ヶ月前 | 発注先決定・契約。キックオフ |
| 〜開催 | 制作・準備期間として最低3ヶ月を確保 |
大規模・周年系は半年〜1年前から動きます。逆に2ヶ月を切った案件は、コンペをやめて1社に絞り、実行に時間を回す方が成功率は上がります。
RFPのNG4パターン
| NG | 何が起きるか | 直し方 |
|---|---|---|
| 目的なしの「とりあえず提案ください」 | 比較不能な提案の山。選定が好みの問題になる | 項目1を一文でも書く。書けないなら先に社内で決める |
| 予算非開示 | 規模感のミスマッチで提案が一巡無駄になる | 上限レンジ＋配分提案を求める形式に |
| 5社以上のコンペ | 各社の本気度が下がり、提案の質が逆に落ちる | 2〜4社に絞る。声をかける段階で簡易に下調べを |
| 提案の無断流用 | A社の企画をB社に安くやらせる——業界は狭く、悪評は残る | 提案の知的財産の扱いをRFPに明記し、守る |
RFP送付前チェックリスト10項目
- □ 1. 目的が「開催後の状態」の一文で書かれている
- □ 2. 前回開催の課題（あれば）を共有している
- □ 3. 参加者の人数・属性・オンライン併用の有無を書いた
- □ 4. 日程候補と会場の確保状況を書いた
- □ 5. 依頼範囲（企画〜配信・事務局）に印をつけた
- □ 6. 予算の上限またはレンジを書いた
- □ 7. 必須要件とNGを書いた
- □ 8. 提案してほしいこと（比較したい項目）を指定した
- □ 9. 提案期限・プレゼン日・決定日・選定基準を書いた
- □ 10. 質問の受付方法と窓口を書いた
AiWiLLは「RFP前」の壁打ちから付き合えます
AiWiLLは、社員総会・式典・周年・カンファレンスなどのイベント制作を企画・運営・撮影・配信まで一社完結で支援しています。RFPを受ける立場として断言できるのは、良いRFPには良い提案で応えたくなるということ——そして、目的の言語化に悩んでいる段階なら、RFPを書く前の壁打ちからお手伝いできるということです。
累計企画数112件、累計参加人数10,551名、顧客満足度94.9%。「イベントを、ビジネスインフラに。」を掲げる私たちは、開催後に何が残るかから企画を設計します。オンライン開催はWiLLWEBINAR（60分1本15万円・税別）で対応します。
実務で使う判断基準
「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」を検討するときは、情報を読んで終わりにせず、自社の状況に置き換えて判断できる状態まで落とし込むことが重要です。特にウェビナー・オンラインセミナーの領域では、見た目の完成度や当日の盛り上がりだけでなく、企画前後の営業接点、参加者の行動、社内の意思決定まで含めて設計しなければ成果が残りません。
この記事では「まず結論：RFPは10項目・A4で2〜3枚で足りる」、「項目1「目的」の書き方｜「盛り上げたい」は目的ではない」、「項目6「予算」を書くべき理由｜隠すと全員が損をする」、「提案の評価軸｜「企画の派手さ」で選ばない」、「依頼から発注までの標準スケジュール」を中心に解説していますが、実務では次の5点を同時に確認すると、外注すべき範囲、自社で持つべき範囲、優先して改善するべき範囲が見えやすくなります。
| 確認項目 | 見るべきポイント | 判断の目安 |
|---|---|---|
| 目的 | 集客、申込率、当日参加率、録画活用、商談化のどこで詰まっているか | 目的が一文で言えない場合は、先に企画の前提を整理する |
| 対象者 | 誰のどの意思決定を前に進めたいのか | 参加者属性だけでなく、参加後に期待する行動まで決める |
| コンテンツ | 参加者が社内で説明できる材料が残るか | 資料、録画、事例、チェックリストに転用できる形にする |
| 運営 | 受付、進行、配信、フォローの責任分界が明確か | 担当者名ではなく、判断権限とバックアップ体制まで決める |
| 成果計測 | 参加者数だけでなく、有効商談、録画視聴、追客返信、次回テーマへの学習まで残す | 開催後24時間以内に見る数値と、1か月後に見る数値を分ける |
この表を埋めるだけでも、単なる情報収集ではなく「自社なら何を決めるべきか」が明確になります。外部パートナーへ相談する場合も、目的、対象者、期待する行動、既存の営業導線、社内で不足している運営リソースを渡せるため、見積もりや提案の精度が上がります。
失敗しやすいパターン
「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」のようなテーマで成果が出ないとき、多くの場合は知識不足ではなく、設計順序のズレが原因です。先に手段を決め、後から目的やフォローを足すと、担当者は忙しくなる一方で、事業成果への接続が弱くなります。
- 配信ツールだけを先に決め、申込導線やリマインド文面が後回しになる。
- 当日の参加率だけを見て、録画視聴やフォロー面談への接続を測らない。
- 講師や資料は良いのに、冒頭で参加者の課題設定が弱く離脱される。
- 社内向けの確認資料が不足し、承認者が費用対効果を判断できない。
- 外注先に依頼する範囲が曖昧で、当日直前に追加作業と確認漏れが増える。
避けるべきなのは、イベントやウェビナーを「開催すること」自体が目的になる状態です。企画段階では、参加者が何を理解し、どの不安が減り、どの行動に進むのかを先に決めます。そのうえで、タイトル、登壇者、台本、会場、配信、メール、アンケート、フォローを逆算すると、施策全体に一本の線が通ります。
社内で確認しておく項目
ウェビナー・オンラインセミナーの企画を前に進めるときは、担当者だけで細部を詰めるより、社内合意に必要な論点を先に揃えるほうが早く進みます。特に「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」に関する検討では、次の項目が未整理のままだと、制作会社や運営代行会社に相談しても提案が抽象的になりがちです。
- 今回の企画で最も動かしたい指標は何か。申込、参加、商談、既存顧客接点、採用、広報のどれを優先するか。
- 参加者は開催前にどんな不安や疑問を持っているか。その不安を本文、告知文、当日の構成でどう解消するか。
- 参加後に取ってほしい行動は何か。問い合わせ、資料請求、個別相談、社内共有、次回参加のどれにつなげるか。
- 社内で必ず確認が必要な部署はどこか。営業、マーケティング、広報、人事、経営、情報システム、法務の関与範囲を決める。
- 当日運営で失敗できない箇所はどこか。受付、音声、投影、配信、登壇者誘導、質疑応答、終了後案内を洗い出す。
- 開催後に残すべき資産は何か。録画、写真、議事録、参加者の声、FAQ、営業資料、次回改善メモを決める。
- 外注する場合、どこまで任せるか。企画、台本、LP、集客文面、当日運営、配信、レポート、フォロー設計を分ける。
- 見積もり比較で価格以外に見る項目は何か。責任範囲、実績、当日体制、改善提案、トラブル時の判断力を見る。
- 開催後24時間以内に誰が何を確認するか。参加データ、アンケート、問い合わせ、録画、営業連携を即日で動かす。
- 次回開催へ残す学びは何か。良かった演出ではなく、再現できる型として残す。
この確認項目を事前に埋めると、社内の承認、外注先への依頼、当日運営、開催後フォローが分断されにくくなります。AiWiLLではイベントを単発の制作物ではなく、営業、広報、採用、顧客接点に転用できるビジネス資産として設計するため、この事前整理を重視します。
企画から開催後までの進め方
ウェビナー・オンラインセミナーは、当日だけを切り出して考えると失敗しやすくなります。「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」を実務に落とすなら、準備、告知、当日、終了後を別々の作業として管理するのではなく、参加者の行動が自然につながる一本の流れとして設計します。
- 最初に、今回の企画で変えたい状態を決めます。認知を広げたいのか、商談を増やしたいのか、既存顧客の満足度を上げたいのか、社内の一体感を作りたいのかを一つに絞ります。
- 次に、参加者が開催前に持っている疑問を洗い出します。費用、比較、進め方、失敗例、社内承認、当日運営など、検索される言葉をそのまま企画の材料にします。
- そのうえで、告知文と当日の構成を合わせます。告知で約束した価値と、当日最初に提示する課題がずれていると、参加者は早い段階で離脱します。
- 運営面では、テーマ決定、申込ページ、告知文、リマインド、当日進行、録画活用、フォローの順に一本化することが重要です。
- 開催後は、当日参加できなかった見込み顧客にも録画、要約、FAQ、次回案内を届けるところまでを一つのタスクとして扱います。
この流れを事前に決めておけば、担当者が場当たり的に動く必要が減ります。社内の確認も、外注先への依頼も、開催後の改善も同じ前提で進められるため、次回以降の再現性が高まります。
成果を測る指標
「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」の成果は、開催直後の印象だけで判断しないことが大切です。盛り上がった、参加者が多かった、トラブルがなかったという評価は必要ですが、それだけでは次回改善にも売上貢献にもつながりません。企画目的に合わせて、開催前、当日、開催後の指標を分けます。
| タイミング | 見る指標 | 改善に使う視点 |
|---|---|---|
| 開催前 | 申込率、当日参加率 | 告知文、タイトル、対象者、申込導線が噛み合っていたか |
| 当日 | 平均視聴時間、質問数、アンケート回答率 | 構成、進行、運営、参加者体験に詰まりがなかったか |
| 開催後 | 録画視聴数、個別相談化数 | 次の商談、資料化、次回開催、社内共有に接続できたか |
数値を見るときは、平均だけでなく「どこで離脱したか」「どの導線で反応が良かったか」「どの質問が商談につながりやすいか」を確認します。特にBtoB領域では、参加者数よりも、参加者の質と次の行動が重要です。イベントやウェビナーのレポートは、単なる結果報告ではなく、次回企画と営業活動の改善資料として使える形に整えます。
外注する範囲の決め方
外注を検討するときは、最初から「全部任せる」か「すべて自社でやる」かの二択にしないほうが安全です。「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」に関する業務は、企画、告知文、申込ページ、配信設定、リマインド、当日進行、録画活用、フォロー設計のように複数の工程に分かれます。自社で強い工程と、外部の経験を借りるべき工程を分けることで、費用対効果が見えやすくなります。
- 自社で持つべきもの: 事業目的、顧客理解、伝えたいメッセージ、営業上の優先順位、社内承認の基準。
- 外部に任せやすいもの: 進行設計、台本化、配信・会場運営、集客文面の改善、当日のトラブル対応、レポート化。
- 共同で作るべきもの: 参加者の課題設定、コンテンツ構成、CTA、フォロー導線、開催後の二次活用。
見積もりを比較する際は、単価だけでなく「どの工程まで含まれているか」「誰が最終判断を持つか」「当日トラブル時に誰が動くか」「開催後に何が納品されるか」を確認します。安く見える見積もりでも、台本、リマインド、レポート、録画活用、営業連携が含まれていなければ、結果として社内工数が増えることがあります。
AiWiLLの設計視点
AiWiLLは累計112件のイベント・ウェビナー企画を支援してきた経験から、イベントを「当日を無事に終える作業」ではなく、「一度の接点を半永久的なビジネス資産に変える設計」として扱います。ウェビナーでは、申込率、当日参加率、アンケート回答、録画視聴、フォロー面談までを一連の導線として見ることが重要です。
たとえば「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」を検討する場合でも、最初に見るべきなのは施策名や形式ではありません。誰に、何を、なぜ今伝えるのか。その内容が参加者の社内説明や比較検討に使えるのか。開催後に営業、広報、採用、カスタマーサクセスのどこへ接続するのか。ここまで決めると、必要なコンテンツと運営体制が自然に決まります。
逆に、目的が曖昧なまま制作や運営だけを外注すると、表面上は整っていても成果が残りにくくなります。見栄えのよいLP、きれいなスライド、安定した配信は大切ですが、それだけでは参加者の行動は変わりません。企画の前段で「参加者が行動する理由」を作り、当日の中で「信頼できる根拠」を示し、終了後に「次の一歩」を自然に置くことが必要です。
実務でよくある質問
Q. イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方は自社だけで進めても問題ありませんか？
A. 自社で企画と登壇内容を持てる場合は内製でも進められます。ただし、集客文面、申込導線、配信、当日進行、録画活用、フォローまで同時に設計する必要がある場合は、外部パートナーを入れたほうが失敗リスクを下げられます。
Q. 相談前に何を準備すればよいですか？
A. 目的、対象者、開催時期、想定参加者数、既存の集客リスト、登壇者候補、社内の決裁者、開催後に期待する行動を整理しておくと、提案の精度が上がります。すべて決まっていなくても構いませんが、決まっていることと未定のことを分けて共有することが大切です。
Q. 費用を抑えるにはどこから考えるべきですか？
A. 最初に削るべきなのは、成果に直結しない装飾や過剰な演出です。逆に、告知文面、参加者導線、当日進行、終了後フォローは成果に直結するため、安易に削ると機会損失が大きくなります。費用を抑える場合も、目的と参加者体験を壊さない範囲で優先順位を決めます。
Q. CTAは必ず入れるべきですか？
A. 必ずしも強いCTAを置く必要はありません。読者が情報収集段階であれば、関連記事やチェックリストへの導線でも十分です。ただし、課題が明確で外部支援を検討している読者には、相談先が分かる導線を自然に置くほうが親切です。
ウェビナーを一度きりの配信で終わらせず、申込、当日運営、録画活用、商談化まで一つの導線として設計したい場合は、WiLLWEBINARの活用が向いています。
社内説明で押さえる論点
「イベント制作RFPテンプレート｜制作会社へ依頼する項目・見積もり比較・提案依頼書の作り方」を社内で提案するときは、担当者が細かい運営項目を説明しすぎるより、経営や上長が判断しやすい論点に翻訳することが重要です。ウェビナー・オンラインセミナーの価値は、当日の完成度だけでは伝わりません。なぜ今実施するのか、実施しない場合にどの機会を失うのか、開催後に何が残るのかを短く整理します。
ウェビナーを低コストな配信施策ではなく、見込み顧客の疑問を解消し、営業が次に話しやすい状態を作る接点として説明します。
| 社内説明の論点 | 伝える内容 | 補足資料に入れるもの |
|---|---|---|
| 事業上の目的 | 売上、商談、採用、広報、顧客接点のどれに効かせる企画か | 対象者、課題、期待する行動 |
| 実施しないリスク | 競合比較で埋もれる、既存顧客接点が弱まる、営業資料が増えないなど | 現状の課題、過去施策の反省 |
| 外注する理由 | 社内工数の削減ではなく、設計品質と当日判断力を補うため | 任せる範囲、社内で持つ範囲 |
| 成果の見方 | 開催直後の人数だけでなく、参加後の行動と二次活用を見る | KPI、フォロー体制、レポート項目 |
この論点を先に揃えると、イベントやウェビナーの相談が「いくらでできるか」だけに寄りにくくなります。価格比較は必要ですが、目的に合わない低価格案を選ぶと、当日の品質、参加者体験、開催後の活用で損失が出ます。社内説明では、費用を使う理由だけでなく、開催後に残る資産を明確にしておくことが大切です。
よくある質問
イベント制作のRFPには何を書けばよいですか？
目的・背景・参加者・日程会場・依頼範囲・予算・必須要件・提案依頼事項・選定プロセス・窓口の10項目です。A4で2〜3枚あれば十分で、特に目的（開催後の状態）と予算の2つが提案の質を決めます。
予算は本当に書くべきですか？
書くべきです。非開示は規模感のミスマッチを生み、提案と選定が一巡無駄になります。「上限◯円で配分の提案を求む」と書けば、上限いっぱいの水増しではなく、配分の思想を比較できます。
何社に依頼するのが適切ですか？
2〜4社です。5社以上のコンペは各社の本気度を下げ、提案の質が逆に落ちます。声をかける前に実績・得意分野で簡易に絞り込んでください。
提案までどのくらいの期間を見ればよいですか？
RFP送付から提案受領まで2〜3週間（うち質問期間1週間）が標準です。開催から逆算すると、4〜5ヶ月前にRFP作成を始め、3ヶ月前には発注を終えて制作期間を確保するのが理想です。
提案内容は採用しなかった会社のものも使えますか？
使えません。提案書の企画・アイデアは各社の知的財産です。無断流用はトラブルと悪評のもとになるため、RFPに知財の扱いを明記し、採用しなかった提案は破棄するのが原則です。
RFPを書く前の相談もできますか？
AiWiLLでは可能です。目的の言語化、依頼範囲の整理、予算配分の考え方など、RFP作成前の壁打ちから対応します。整理した結果を他社コンペのRFPに使っていただいても構いません。
まとめ：RFPは発注書類ではなく、「いい提案を引き出す道具」
イベント制作のRFPは、調達手続きの書類ではありません。制作会社の企画力と誠実さを最大限引き出し、それを公平に比較するための道具です。目的を開催後の状態で書き、予算を開示し、比較したい項目を指定する——この3つができたRFPには、各社が本気の提案で応えてきます。
まずは本記事の10項目を、分かる範囲で埋めてみてください。埋まらない項目（特に目的）が見つかったら、それは社内で先に決めるべきことのサインです。
コメント